外贸业务员接电话秘籍，轻松应对国际客户

作为外贸业务员，接电话可是一项重要技能哦。今天就来给大家分享一下如何专业地接听外贸业务电话，让你在与国际客户沟通时游刃有余。

一、接电话前的准备

当看到有 +19...这类可能是国际来电的号码时，一定要第一时间准备好纸笔。这一步非常关键哦，可别小瞧了它，能让我们避免手忙脚乱，错过重要信息。

二、接听电话的流程

1、礼貌问候

接听后，微笑着用清晰、响亮的声音说“HELLO”。这简单的一声问候，不仅是基本礼节，还能让客户感受到你的友好和热情。

2、确认身份

通常客户会接着说要找谁，当听到自己的名字时，马上回应“THIS IS xxx SPEAKING”。这样可以让客户确认找对了人，同时也展现出你的专业素养。

3、引导对话

客户接下来可能会连续讲很多话，而我们可能一时没准备好或还没进入状态。这时，我们要巧妙地引导客户按照我们的提问方式来回答。比如，等他讲完一句，赶紧插进去说“Excuse me, who is that speaking?”然后记下他的名字。接着问“Where are you from, please?”了解他是哪国人，再问“What is the matter with you?”

这样，即使你一开始没反应过来他要讲什么，通过这些问题，也能慢慢搞清楚状况。一般打电话过来的大多是最近和你电邮联系过的，要是你能通过名字和国家想起相关邮件，就能提前知道他大概要讲哪方面问题啦。要是想不起来，就认真听他说，要是不太明白，就重复他的话，他会用“YES”或“NO”回应你，然后你再继续提问。这一系列操作都是为了能快速找到与这个人联系的相关邮件，从而更好地理解他的意图，引导对话顺利进行哦。

4、应对不懂的情况

如果判断自己不太能理解客户说的内容，不要慌张。你可以说“I understand what you said, but could you send an email to me to confirm, please?”然后问他是否知道邮箱地址，不知道就告诉他。

这样做其实是一种策略，即使你可能不完全懂，也不要一直说否定的话，不然可能会让客户觉得沟通不畅而流失。邮件可以让我们更清楚地了解客户的需求，后续也能更好地回复。

5、查找相关邮件

如果通过国名人名没找到相关邮件，问一句“Have you sent the email to me before?”注意听客户的回答是“YES”还是“NO”。这有助于我们进一步查找邮件，即使当时没找到，之后找到回复时也别忘了加上“THANKS FOR YOUR CALLING”，让客户感受到你的感激之情。

6、结束通话

最后，一定要礼貌地说上一句“GLAD TO SPEAK WITH YOU, GOOD BYE.”这是基本的礼节，给客户留下一个好印象。

三、讲话中要注意的问题

1、心态调整

不要因为自己英语不好就有心理包袱，觉得没办法认真听对方讲。要知道，英语不好是暂时的，就算听不懂，也没关系，能听多少是多少，反正客户也不知道你到底听懂了多少。保持放松的心态，才能更好地应对。

2. 语速控制

语速很重要哦！我们最好一个词一个词清晰地吐出来，这样一是方便对方听清楚，二是客户会下意识地跟着放慢语速，从而让沟通更加顺畅。

3、保持条理

虽然我们用到的英语单词都很简单，但自己大脑一定要有一定的条理。清楚自己每一步要做什么，想问什么问题，这样才能在通话中不慌不忙，有条不紊地与客户交流。

四、平时的准备工作

1、邮件整理

邮件最好用工具，并且按照国家或人名分类。这样在接电话时，如果需要查找相关邮件，就能快速找到，大大提高工作效率。

2、单词练习

一些简单的英语单词一定要会，而且要读得准确。平时多读多练，比如数字、常见的业务词汇等，这样在接电话时才能准确表达自己的意思，也能更好地理解客户说的话。

3、口语练习

可以用 SKYPE 等软件多练习口语。买个耳麦，找几个愿意聊天的老外在线聊。一方面可以了解人家能不能听懂你讲的，另一方面熟能生巧，听多了、说多了，以后再接到老外的电话就不会害怕，反而会期待与他们交流啦。

4、总结经验

抓住每个进来的电话练习，每次通话后总结经验，找出一个适合自己听电话的方式。比如，哪种语速自己最舒服，哪种引导对话的方法最有效等等。不断改进，才能让自己的接电话技能越来越厉害。

外贸业务电话沟通虽然有一定挑战，但只要我们做好准备，掌握技巧，不断练习，就一定能在电话中与国际客户顺利交流，拿下订单！