如何成为外贸单证高手？船长笔记分享 18 步流程
《船长笔记》
通常在客户下达 purchaseOrder 之前，业务部会收到相关的 OrderInquiry，以了解细节。
1. 客户询盘：客户向业务部发送询盘，询问货物的相关信息。
2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，向客户提供 peroformaInvoice 进行正式报价。
3. 得到订单：经过洽谈，业务部收到客户正式的订单 perchaseOrder。
4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，业务部给工厂下订单，安排生产计划。
5. 业务审批：业务部收到订单后，首先制作业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件及与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6. 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
如果是 L/C 付款的客户，通常在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。
如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。
7. 验货：
在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件：工厂提供的装箱资料，由业务跟单员制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件，交给单证员。
9. 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓：
如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。
向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
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