外贸单证制作有何秘诀？仅需 18 步！
船长笔记
在客户下达 purchaseOrder 之前，通常会有相关的 OrderInquiry 发送至业务部门，以了解一些细节信息。
1. 客户询盘：客户会向业务部门发送询盘，询问货物的具体信息，如货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等。
2. 报价：业务部门应及时回复客人的查询，并确定货物的相关信息。随后，业务部门会向客户提供 peroformaInvoice 进行正式报价。
3. 得到订单：经过洽谈，若业务部门收到客户正式的订单 perchaseOrder，则交易进入下一阶段。
4. 下生产订单：在得到客人的订单确认后，业务部门需给工厂下达订单，安排生产计划。
5. 业务审批：业务部门收到订单后，首先需制作业务审核表。该表应按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能详细地列出各种预计费用。合同审批需附上客人订单传真件及与工厂的收购合同。审核表需由业务员签名、部门经理审批，再交由管理部人员审核后才能执行。如金额较大，或涉及预付款、佣金等条款，还需经公司总经理审批。合同审批完成后，将其制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6. 下达生产通知：业务部门在确定交货期后，需满足以下条件方可下达生产通知，通知工厂按时生产。
如果采用 L/C 付款方式，客户通常会在交货期前 1 个月确认 L/C 已收到。收到 L/C 后，业务员和单证员应分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期是否有保障，以及其他可能出现的问题。如有问题，应立即请客户改证。
如果采用 T/T 付款方式，需确认定金已到账。
如果是放账客户，或通过银行 D/A 等方式收汇，需经经理确认。
7. 验货：
在交货期前一周，需通知公司验货员验货。
如果客人要亲自或指定验货人员来验货，需在交货期一周前，与客户预约查货并将查货日期告知计划部。
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货，需在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件：工厂提供的装箱资料，以及业务跟单员制作的出口合同、出口商业发票、装箱单等文件（应交由单证员）。
9. 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓：
如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。
向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
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