外贸询盘高效回复术！这样做转化率提升 80%（外贸流程篇 5）
在从事外贸业务时，除了开发国外客户，跟进和转化询盘也是一项至关重要的工作。询盘跟进和转化能力是外贸业务员的一项重要基本技能。今天，我将与大家分享如何高效回复外贸询盘。建议点赞收藏以备后用。
往期回顾：外贸客户开发方法大全（外贸流程篇 1）
一、外贸询盘分类
作为一名优秀的外贸业务员，在收到询盘后，通常不会立即回复，而是会根据以往的经验，先判断询盘的质量和类型，然后给出不同的回复。以我个人的经验，询盘大致可以分为以下四类。
1.需求明确的 A 类优质询盘
询盘特点：这类询盘通常有称呼，表明发件人比较仔细和有礼貌。他们会明确告知对什么产品感兴趣，并要求报价，可能会具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、交货时间、提供相关证书、到货港口等，这表明他们是有诚意购买的。此外，他们还会简单介绍一下自己公司的背景，以引起你的兴趣，让你更多地了解他们。
买家分析：发送这类询盘的买家，采购意向非常明确且强烈；对产品和行业有一定了解，对供应商的要求也比较专业；对价格敏感，同时也注重产品质量。因此，在回复询盘时，要充分展现你的专业度和对产品的了解。
2.有产品需求的 B 类优质询盘
询盘特点：这类询盘明确告知了你对什么产品感兴趣，并要求你报价，但除此之外没有其他信息。
买家分析：这类买家只明确自己需要什么产品，通常处于市场探索和了解行情的阶段。如果是经销商，他可能还没有拿到客户的订单。这类买家需要你去引导，为他设置选择题，让他自己做出选择，而不是等待他告诉你他想要什么。由于这类买家可能会同时向多家供应商发送询盘，因此响应速度就成为了关键，谁先回复，谁就更有可能获得商机。
3.比较简单的 C 类询盘
询盘特点：这类询盘只告诉你对他们的产品感兴趣，请你发送报价单，与 B 类询盘类似，但在采购方向上更加模糊。
买家分析：这类买家通常是当地的经销商，甚至没有特定行业，只要什么赚钱就贩卖什么。这类买家需要你的推荐，并将其推荐给他们的客户。由于他们不专业，你在产品介绍上需要更加贴心。
4.其他 D 级询盘
询盘特点：这类询盘上来就要样品或邀请函、投资信息等，对产品和自己的公司只字不提。
买家分析：这类询盘的买家不是真正的买家的可能性较大。可尝试回复一次，如果对方不提产品，一心只要邀请函或样品，基本可以放弃，不要浪费时间在这样的询盘上。
需要注意的是，以上只是对询盘进行的大致分类，具体的客户情况还需要根据实际情况进行分析和判断。不同的平台获取到的询盘，分析和回复的策略也会有所不同，这需要经验的积累。平时可以有意识地多做这些事情，随着时间的推移，你自然会变得更加熟练，对客户的分析和判断能力也会逐渐提高。
二、客户背景调查
1.弄清楚询盘的出处
这里所说的“出处”有两个含义。一是询盘来自哪个宣传渠道，二是询盘来自哪个国家。我们需要对自己的客户开发渠道进行有效管理，以便在回复询盘时更加有针对性。我建议大家自行创建一个表格来记录这些信息。
不同渠道的询盘具有不同的特点。例如，通过 WhatsApp 营销获得的客户，其粘性通常较高，跟进起来相对简单，成交率也会更高。因此，当我们接到询盘时，可以先查看询盘来自哪个国家，例如通过 WhatsApp 的区号一般就可以识别。
2.查找客户的网站
客户的询盘通常会包含公司名称，我们可以通过 Google 搜索客户的公司名称来找到其官方网站，从而了解客户的各种信息。在找到客户官网后，我们主要可以关注以下两个方面。
一是客户的发展历程、经营模式、主要产品、主要市场等。
二是客户公司的规模。
3.调查公司的性质
确定客户是中间商还是终端客户对我们的报价策略非常重要。这里我推荐大家使用海关数据进行分析。通过海关数据，我们可以了解客户近些年的采购记录，包括采购产品、采购规模和公司实力等信息。对于终端客户，我们需要关注他们的产品需求、供货稳定性和包装要求。而对于中间商，我们的重点是确保他们能够获得合理的利润，同时避免给他们带来麻烦，并且要与他们保持良好的合作关系。
4.搜索客户 SNS
SNS 是我们分析客户的重要手段，因此我们需要从一开始就寻找客户的 SNS。搜索的方法比较简单，我们可以通过搜索邮箱、姓名加国家、公司名称、电话号码等方式来找到客户的 SNS 账号。其中，linkedin 是一个非常重要的平台，许多大型公司都在上面注册了账号。通过 linkedin，我们可以了解到公司的员工数量、员工职位等信息。如果我们能够找到给我们发邮件的那个人，我们还可以获取他的所有信息。
Facebook 可以让我们了解到个人的各种信息，包括动态、爱好、习惯等。而 linkedin 则可以让我们了解到他的教育经历、职场经历、志愿者活动等信息。通过对这些信息的分析，我们可以更好地了解客户，从而制定更有效的营销策略。
SNS 分析客户可以让客户的形象更加立体，有助于我们更好地把握客户。当我们对客户有了更深入的了解后，就可以更好地满足他们的需求，提高客户的满意度和忠诚度。
三、外贸询盘回复技巧分享
在进行了询盘分析和客户背景调查后，我们最重要的任务就是回复客户的询盘了。下面我将从时间、主题、格式和报价四个方面分享我个人常用的回复技巧。
1.询盘回复时间
我们通常有以下几种回复询盘的时间选择：
A. 12 小时内回复
B. 24 小时内回复
C. 48 小时内回复
D. 2 小时内回复
在这些选项中，D 选项是相对较好的选择，但这需要我们具备非常熟练的业务能力和对产品价格及贸易细节的深入了解。否则，抢时间可能会影响我们的专业度，效果不一定最佳。因此，在业务熟练之前，我们建议量力而行，避免因抢时间而暴露自己的劣势。第一次回复买家的印象非常重要，需要特别注意。
其次，24 小时内回复也是一个不错的选择。根据对方的上班时间回复，可以让买家感受到我们的专业和高效。如果询盘比较复杂，需要其他部门配合，我们可以在 48 小时内回复，以确保回复的质量和效率。
因此，总体来说，回复询盘的时间越早越好，但需要注意不要影响专业度，同时要考虑对方的上班时间，尽量不要超过 48 小时。
首先，立即回复对方，是因为在这个时间对方可能还在线上，特别是那些刚上班就发询盘的买家，这样可以为自己争取到更好的先机。
其次，如果时差较大，或者我们不想在夜间回复，可以选择在 24 小时内回复，同时在接近对方上班时间的半小时之前发送。这样可以利用定时发送的功能，将邮件发送到对方邮箱的第一屏，让他们更容易看到。
最后，48 小时内回复是大多数采购商可以接受的最晚期限，这表明我们是一个有效率的供应商。
2.回复主题
邮件的主题和内容一样重要，我们需要在有限的空间内做到极致。对于回复报价的邮件，我们可以直接在主题中说明我们的优势和产品特点，以吸引买家的注意力。例如，如果我们是一家通过 XX 认证的木工工具供应商，我们可以在主题中直接写上“通过 XX 认证的木工工具供应商”。这样的主题可以让买家快速了解我们的产品优势，从而提高回复的效果。
对于写开发信的情况，我们可以将客户最关注的信息放入主题中，避免广告味道太浓，让买家误以为是普通的推销邮件。例如，如果我们的客户主营木工类工具，我们可以在主题中直接写上“通过 XX 认证的木工工具供应商”。这样的主题可以让买家快速了解我们的产品优势，从而提高回复的效果。
开发信属于广告的一种，但我们要做有价值的广告。有针对性的，让客户看了不反感的，你说大让利呀大促销呀，而没有具体产品信息，可能效果就不好。也可以直接写上价格区间等内容，这些都是买家最关注的。因此，建议在开发信标题中采用的元素有：产品名称、价格、认证、企业认证、创新产品特点等这几项，不必都包括，有两到三项即可。
总的来说，回复询盘的主题要避免与同行雷同，让客户能够快速了解我们的优势和产品特点，同时要注意语气，避免让客户反感。
3.格式（内容格式、排版格式）
内容格式
在回复询盘之前，我们需要在心中有一个框架，明确这封邮件的重点是什么，以及如何组织邮件的内容。我们需要先给答案，再做引导和提问，如果需要公司介绍，控制在三句话内。第一次回复，除了回答客户问题外，引导话题和问题最好不要超过五个，先提炼最中心的，容易引出客户意向的。
在内容框架上，有很多人在回复询盘时存在问题。他们没有进行分析，也没有安排邮件构架，导致表述不明，主次不分。因此，我们建议大家在回复询盘前，再简单的询盘，看三遍再回。回复询盘前，一定要找出，或者确定至少一个核心内容，再去撰写邮件。就像我们上次课中讲的，如何从简单询盘中挖掘价值点。
以下几点元素是习惯性考虑的内容：
称呼、问候语、正文、结束语、签名。
在正文一项，特别注意客户有在询盘里提出问题和需求的内容，这些问题都要给出解答或回应，回应是指无法正面直接给出答案的。
第一次回复如果对方没有主动提及了解公司资质的意向，忌大量公司介绍信息。正确的做法是，用三句话介绍清楚公司的业务和优势。
排版格式方面，在字体选择和颜色设置上，我们需要注意一些细节。避免使用过于明亮或浅的字体颜色，以免影响客户体验。如果使用彩色，注意频率不要过高，尽量不超过三种。同时，我们还需要考虑不同国家的颜色喜好和民族特征。
方法并不是唯一的，但这节课最重要的是让大家意识到回复询盘的时候应该考虑到哪些纬度。
4.报价（报价思路）
在回复询盘时，我们需要考虑买家的身份和目的，并尝试推测他们的喜好和特点。在这个基础上，我们可以有针对性地推荐产品并报价。例如，如果你想买一辆代步自行车，我给你推荐一辆 3 万的专业自行车，肯定行不通。
是否拿到询价就报呢?
报价与否取决于对客户最终判断。
如果在询盘中，我们已经了解到客户是寻求合作意向的，那可以先引导为主，报价非必要内容。询价，不一定代表客户现在的问题就是价格，或者他连想要什么东西都不清楚，拿到询盘要先分析客户的真实需求点在哪里，这点非常重要。让你了解到产品选择范围后，你的问题就会更具体，也就更接近购买原真实意图。
如果客户有大概的方向，但还未明确具体产品，可以对系列做整体介绍，特别是关键的区别点，在价格，性能，产品参数等问题上，但做这些的时候你的目的要清楚，就是要挖客户的需求点，帮助他筛选他想要的东西。可以给出推荐实例产品报价，不管你要不要，我先报一个卖的好的，或能代表我们公司产品的，在这个基础上，买家更容易提出自己的具体想法。
总之是先帮客户做筛选，确定他想要的大概产品模型，再来做报价。如果客户询价内容专业具体，那较好的做法就是直接给出有竞争力的价格，正面，直接。
报价还需要考虑以下因素：
买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势等。
另外还有些报高还是报低的细节，例如，买家规模大，订单量大，这样的买家低报价优先考虑，而在询盘中强调产品功能质量细节的，还有自己产品是独特优势，创新等，可以适当高一点。
独特优势一般是少部分商家有的，大部分商家这个方面都不突出。但更多的是要靠自己去发掘出来。因为有硬性的软性的两种，硬性的例如认证，专利，品牌等，软性的例如交货期，服务态度，售后服务体系等。例如小工厂，实力差，但是灵活，重视客户的需求，能及时调整产品满足客户需求等。
好了，关于外贸询盘回复的问题今天就分享到这里，希望对大家有帮助。
